Jeśli jesteś częścią zespołu instytucji kultury to najpewniej masz do wykonania jednocześnie wiele zadań z różnych obszarów, działasz w określonej strukturze organizacyjnej, na którą nie masz wpływu i musisz współpracować z różnymi działami. Przy tym, jako pracownik / pracowniczka instytucji kultury reprezentujesz organizm, który ma realny wpływ na rozwój regionu i może być – lub już jest – centrum aktywności społecznej.
Od wielu lat nasz team bardzo blisko pracuje z przedstawicielami rozmaitych instytucji kultury i jesteśmy głęboko przekonani, że kultura stwarza warunki do bycia razem, generowania energii wspólnoty i jest kołem napędowym do zmian w pozostałych obszarach życia społeczności. Sporo elementów misji jest w rękach kadry kultury, tylko obok misji są jeszcze zwyczajne codzienne zadania do wykonania, projekty do zrealizowania i promowania. Jak działać skutecznie, jak nie popadać w rutynę, gdzie szukać inspiracji? Podpowiadamy jak rozwijać się w obszarach, na które pracownicy kultury mają wpływ.
fot. Krystian Szamburski | Wojewódzki Dom Kultury w Rzeszowie
Ostatnio mieliśmy okazję przeprowadzić szkolenie z zespołem, który odpowiada za promocję w Wojewódzkim Domu Kultury w Rzeszowie. W trakcie szkoleń naszym celem jest wywołanie dyskusji. To ważne, żeby zespół, który odwiedzamy, miał komfortową przestrzeń do wypowiedzenia własnych spostrzeżeń. Pobudzamy kreatywność, inspirujemy i zachęcamy do działania. Ważne jest dla nas aktywne włączanie uczestników. Stawiamy duży nacisk na atmosferę, dzielenie się wiedzą i przykładami, podpowiadamy kierunki, zostawiamy narzędzia i techniki do dalszej pracy.
Kim jest odbiorca oferty instytucji – metodyka design thinking. Empatyzowanie, umiejętność na którą warto postawić
Poznanie swojego odbiorcy to kluczowy krok w każdym procesie – w planowaniu strategii marketingowej, w procesie projektowym, w planowaniu i organizacji wydarzeń – jeśli instytucja podejmuje działania, to w ich centrum musi być odbiorca. Metodyka design thinking służy do rozwiązywania problemów, oferuje skuteczne narzędzia do zrozumienia potrzeb, zachowań i preferencji odbiorcy. Pierwszym krokiem jest empatyczne zanurzenie się w świecie odbiorców, aby zrozumieć ich perspektywę. To nie tylko analiza danych, ale głębsze zrozumienie ich potrzeb, celów, wyzwań i emocji.
Ważnym elementem jest zbudowanie persony, czyli postaci reprezentującej grupę docelową. Pozwala to na lepsze zrozumienie różnorodności potrzeb oraz unikalnych cech odbiorców. Kolejnym krokiem jest przeprowadzenie wywiadów, obserwacji i testów, aby zgromadzić jak najwięcej informacji na temat zachowań i preferencji. Kluczem jest aktywne słuchanie i obserwacja, co pozwala na wychwycenie subtelnych sygnałów.
Następnie należy dokonać analizy zebranych danych, aby wyciągnąć istotne wnioski i zidentyfikować kluczowe obszary do dalszego badania i rozwoju. W ten sposób możecie lepiej dostosować ofertę Waszej instytucji do Waszej publiczności, wybrać odpowiednie kanały dotarcia i skuteczniej promować Wasze inicjatywy.
Pomagamy w rozpoznaniu potrzeb odbiorców. Nasz zespół na prośbę Biblioteki Uniwersyteckiej w Warszawie przeprowadził cykl wywiadów pogłębionych. Naszym zadaniem było rozpoznanie i wytypowanie potrzeb bardzo zróżnicowanej grupy odbiorców oferty BUW-u. Podobnym działaniem, którego się podjęliśmy był cykl wywiadów pogłębionych z wolontariuszami i organizatorami wolontariatu w ramach projektu rozwoju wolontariatu w Warszawie „Ochotnicy warszawscy”. Rozmowy prowadziliśmy dla Zespołu Rozwoju Wolontariatu działającego w strukturze Centrum Komunikacji Społecznej – jednego z biur Urzędu m.st. Warszawy. Taka forma rozpoznania potrzeb odbiorców, w czym pomagamy, ma prowadzić do wypracowania najlepszych narzędzi, w tym produktów cyfrowych, ale także pozwala na optymalizację procesów.
Sami także możecie sięgnąć po wiedzę, którą macie pod ręką, mają ją Wasi współpracownicy. Wśród pracowników instytucji kultury są fotografowie, którzy bywają na niemalże każdym wydarzeniu, na pewno mają ciekawe obserwacje, są wśród Was osoby, które sprzedają bilety, które jako pierwsze najczęściej wchodzą w kontakt z odbiorcami, zapewne widzą wiele i wiedzą bardzo dużo. Rozmawiajcie z nimi, są skarbnicą wiedzy o Waszych odbiorcach.
Odwiedzamy domy kultury, centra kultury, ośrodki kultury, pokazujemy jak korzystać z metodyki design thinking, do jakich celów można po nią sięgać, szczególnie, że to narzędzie, które może posłużyć do pracy własnej (jednoosobowo) oraz do pracy w grupie.
Jak pracować w grupie? Kompetencje społeczne
Szkolenia, które organizuje nasz zespół mają charakter zamknięty, przyjeżdżamy do Was, bo stawiamy na bezpieczną przestrzeń, którą Wy znacie, Wasz komfort jest bardzo ważny. W szkoleniach o charakterze wzmacniania kompetencji społecznych efektem jest usprawnienie komunikacji w zespole, optymalizacja realizacji projektów i wzmocnienie rezyliencji, podpowiadamy na co zwracać uwagę, żeby przeciwdziałać wypaleniu zawodowemu. W programie mieści się omówienie cyklu życia zespołu projektowego, uczestnicy dowiadują się, w czym może pomagać wiedza o tym na jakim etapie jest grupa w trakcie wykonywania danego zadania. Przybliżamy koncepcje przywództwa oraz strategie reakcji na ryzyko. Uczestnicy mają okazję przećwiczyć rozpoznawanie ról w grupie i poszerzają wiedzę o tym, jak przewidywać kryzysy. Analizujemy wspólnie style komunikacji, uczestnicy mogą pochylić się nad własną rolą w grupie, co pozwala na uświadomienie sobie własnych talentów i obszarów, które warto wzmocnić.
Na warsztatach pracujemy na konkretach, omawiamy przykłady, jesteśmy praktykami, przybliżamy realne case’y, w oparciu o nasze doświadczenie.
fot. Paweł Jóźwiak | Forum Kultury Cyfrowej x Instytut Kultury Miejskiej w Gdańsku
Digitalizacja procesów – jak rozwijać instytucję, optymalizować pracę zespołu i które obszary komunikacji z odbiorcami cyfryzować?
W ramach Forum Kultury Cyfrowej x Marketing w Kulturze 2023, kilkudniowej konferencji organizowanej przez Instytut Kultury Miejskiej w Gdańsku, przeprowadziliśmy warsztaty z przedstawicielami kilku instytucji kultury z całej Polski. Wśród uczestników znaleźli się przedstawiciele Muzeum Inżynierii i Techniki w Krakowie, Muzeum II Wojny Światowej w Gdańsku, Teatru im. Wandy Siemaszkowej w Rzeszowie oraz Narodowego Instytutu Architektury i Urbanistyki w Warszawie.
Podczas warsztatów skupiliśmy się na wspólnej analizie licznych przykładów obszarów, w których cyfryzacja prowadzi do usprawnień codziennej pracy, optymalizacji oraz umożliwia zbieranie danych i później wyciąganie z nich wniosków. Obejmują one zarówno obszary, z którymi pracownicy mają do czynienia wewnątrz instytucji, jak i te związane z komunikacją z odbiorcami.
fot. Paweł Jóźwiak | Forum Kultury Cyfrowej x Instytut Kultury Miejskiej w Gdańsku
fot. Paweł Jóźwiak | Forum Kultury Cyfrowej x Instytut Kultury Miejskiej w Gdańsku
Brief kreatywny, metody planowania, kryteria oceny
Często pracownicy instytucji doskonale wiedzą czego potrzebują, aby zrealizować dany projekt, innym razem mają zebrane bardzo wstępne oczekiwania. Jak briefować kreatywne zespoły zewnętrzne, jak definiować wytyczne, jakie kroki wykonać, żeby uświadomić innym członkom zespołu najważniejsze cele projektu? Jak przygotowywać się do projektów, w których niezbędna jest wiedza techniczna?
Podczas warsztatów wspólnie pochylamy się nad metodami konstruowania briefu kreatywnego, analizujemy parametry projektu. Koncentrujemy się na formułowaniu celów projektu, na wybranym przykładzie, tak aby były konkretne, mierzalne i osiągalne. Bez klarownych celów trudno będzie osiągnąć efekt i zapewnić zrozumienie pomiędzy wszystkimi zaangażowanymi stronami.
Ważnym momentem szkolenia jest naświetlanie istotnych elementów dokumentacji, takich jak przesłanie lub główna idea, którą projekt ma przekazać. Spójność w rozumieniu sensu przedsięwzięcia jest niezwykle kluczowe dla wszystkich uczestników procesu.
Analizujemy także wspólnie ograniczenia i ramy. Pokazujemy jak przewidywać kryzysy, na jakich obszarach się koncentrować. Taka formuła warsztatowa, pozwala na konkretnym przykładzie przećwiczyć umiejętności potrzebne do planowania, współpracy z innymi podmiotami, poszerzenia perspektywy i nabycia nowych narzędzi, które przydadzą się w realizacji innych działań w instytucji.
Etapy realizacji projektów na przykładzie Dragon Dreaming
Czesto w trakcie realizacji projektu największy nacisk zespoły kładą na planowanie i skuteczne przeprowdzenie realizacji. To zrozumiałe, że koncentrujemy się przygotowaniu i na procesie wykonania, wynika to z chęci szybkiego dotarcia do celu. W trakcie warsztatów podpowiadamy, przywołując metodykę Dragon Dreaming, na co zwrócić uwagę przed planowaniem działań i po zamknięciu projektu. Wskazujemy na te dwa często pomijane etapy, wspólnie z uczestnikami warsztatów ćwiczymy, jak przejść przez ewaluację projektu, na jakich wnioskach się skupić, co daje odpowiednie przygotowanie jeszcze zanim zaczniemy planować pierwsze kroki. Dzielimy się naszym doświadczeniem, wskazujemy na dobre i złe praktyki.
W szkoleniach, które oferujemy stawiamy na ćwiczenia, zależy nam na aktywnym uczestniczeniu osób biorących udział w spotkaniach z naszym zespołem. Jesteśmy praktykami, wierzymy, że dzięki interakcji można poszerzyć świadomość, wiedzę w danym obszarze, co w efekcie przełoży się na lepsze rezultaty w pracy i rozwój osobisty.