Przy pomocy opisu trzech przykładów wskażemy jak rozumiemy digitalizację procesów, jakie było nasze zadanie i podejście w każdym z nich, jakie napotkaliśmy problemy, jak je rozwiązaliśmy oraz jakie uzyskaliśmy efekty.
Zanim o digitalizacji procesów, kilka słów o samej digitalizacji, czyli przekształceniu danych, informacji, treści i obiektów fizycznych z analogowej formy w ich cyfrowe odpowiedniki. Z tym pojęciem mogli się spotkać dotąd między innymi pracownicy rozmaitych instytucji, bo od wielu lat archiwizacja i digitalizacja zasobów to ważne, i czasochłonne, obszary działania. Takim przykładem może być platforma Centrum Sztuki Współczesnej Zamek Ujazdowski – Mediateka – cyfrowe archiwum, bogate w zasoby multimedialne i dokumenty, a zatem zasoby zdigitalizowane, dzięki czemu dostęp do nich się upowszechnił.
Digitalizacji mogą także podlegać procesy – biznesowe, operacyjne, obsługi klienta, logistyczne – których zoptymalizowanie podniesie efektywność pracy zespołu, jakość usługi, przyspieszy codzienną pracę, przyniesie wymierne korzyści zauważalne w zasadzie natychmiast od momentu wdrożenia.
Doskonałym przykładem takiej realizacji jest zaprojektowana i wdrożona przez nasz zespół aplikacja webowa do zarządzania bazą filmów, reżyserów, służąca do tworzenia dowolnej liczby kolekcji. Narzędzie stworzyliśmy i wdrożyliśmy dla firmy produkującej filmy, która od lat dziewięćdziesiątych wyprodukowała między innymi kilka tysięcy reklam. Można zatem sobie wyobrazić z jakim obszernym portfolio zrealizowanych filmów pracują na co dzień oraz z jak olbrzymią bazą potencjalnych reżyserów i ich bogatym portfolio mają do czynienia.
Aplikacja webowa, którą dostarczyliśmy to narzędzie, które pozwoliło na stworzenie bazy reżyserów. Komplet profili reżyserów w postaci cyfrowej w jednym miejscu. Profil reżysera, to zdjęcie, kontakt i bio, ale również powiązane realizacje. W oparciu o dodane filmy oraz profile reżyserów w aplikacji można tworzyć tzw. kolekcje. Kolekcje mogą być tematyczne, np. zbiór realizacji dla banków, teledyski, filmy reklamowe dla branży motoryzacyjnej, reklamy świąteczne etc. Kolekcja to może być także zbiór realizacji konkretnego reżysera.
Aplikacja pozwala na upload dowolnej ilości plików wideo, łatwe dodawanie, edytowanie i usuwanie profili reżyserów, rekordów filmów, całych kolekcji. Na co jeszcze pozwala aplikacja? Aplikacja umożliwia sortowanie kolekcji, reżyserów i filmów alfabetycznie lub po dacie dodania; wyszukiwanie po frazie oraz generowanie linków, które otworzą się w nowym oknie (pozwala wygodnie uzyskać tzw. szybki podgląd).
Widok kolekcji reżysera
Cele do osiągnięcia i korzyści
Ważnym celem do osiągnięcia było ułatwienie codziennego zarządzania rekordami, istotne zatem było dla nas skupienie się na ergonomii aplikacji webowej. Stworzone przez nas cyfrowe środowisko musiało być intuicyjne, szybkie i wydajne oraz funkcjonalne. Dzięki aplikacji w wygodny sposób zespół klienta może uzupełniać wciąż rozrastającą się bazę i szybko generować link do utworzonej kolekcji. Tak utworzony link może być w wygodny sposób skopiowany i przesyłany dalej w korespondencji mailowej lub przy pomocy dowolnego komunikatora. Z jednej strony aplikacja webowa zatem pozwala zespołowi klienta na sprawne i wygodne działanie, ale z drugiej strony ułatwia komunikację z odbiorcami końcowymi, którym utworzona kolekcja jest prezentowana.
Dążyliśmy także do tego aby po kliknięciu w link użytkownik końcowy miał do czynienia z estetyczną i responsywną prezentacją treści. Szybkie dotarcie do najważniejszych infomacji i wygodne zapoznanie się z zawartością kolekcji były istotne podczas projektowania widoków, które docelowo są wyświetlane w przeglądarce po kliknięciu w utworzony link.
Jakie było zadanie naszego zespołu?
Składało się z kilku etapów. Istotą była głęboka analiza potrzeb i rozpoznanie zwyczajów zespołu klienta, osób, które z aplikacji na co dzień korzystają, czyli zrozumienie workflow – ale też zrozumienie potrzeb użytkownika docelowego, który w wygenerowany i dostarczony link finalnie kliknie. Zapoznanie się z tymi oczekiwaniami było punktem wyjścia do sprecyzowania założeń. Jednym z istotniejszych oczekiwań, którym nasz zespół musiał sprostać, było umożliwienie elastycznego zarządzania utworzonymi rekordami – dodanymi do aplikacji webowej filmami, profilami reżyserów, kolekcji – których modyfikacja, dynamiczna zmiana, usuwanie, powiązanie między sobą musiało być użyteczne i ergonomiczne.
Dzięki user stories mapping i analizie docelowego contentu mogliśmy zaplanować architekturę informacji aplikacji, podjąć liczne decyzje na temat struktury i najbardziej optymalnego rozmieszczenia elementów, by następnie zaprojektować user interface.
W skład opracowanego user interface (graficznego interfejsu użytkownika, który umożliwia interakcję użytkownika z aplikacją) weszły między innymi takie elementy jak okna, przyciski, ikony, listy. Zadbaliśmy zarówno o UX jak i UI, tak aby użytkownik bez trudu wszystkie elementy znalazł i w łatwy sposób mógł w nie kliknąć, nacisnąć lub je przeciągnąć.
Innym przykładem procesu, którego cyfryzacją się zajęliśmy jest zarządzanie danymi, do czego posłużyła zaprojektowana i wdrożona przez nas „baza receptur”.
Baza receptur opracowana przez nasz zespół została stworzona na potrzeby perfumerii, która projektuje dedykowane kompozycje zapachowe na życzenie swoich klientów. W przypadku tego zadania najważniejsze było powiązanie newralgicznych danych osobowych z zaprojektowanymi recepturami i zadbanie o bezpieczeństwo danych oraz ergonomię zarządzania nimi. Clue zadania opierało się na opracowaniu narzędzia, które pozwoli na gromadzenie obszernej bazy danych i na zoptymalizowaniu tworzenia powiązań między danymi osobowymi a customową recepturą.
Narzędzie pozwala na przeszukiwanie bazy, dodawanie nowych pozycji, edycję już zgromadzonych danych, zarządzanie wieloma lokalizacjami. Pod względem funkcjonalnym istonym było wdrożenie możliwości tworzenia kont o różnym poziomie uprawnień, a także opracowanie przez nas tzw. przelicznika receptur. Wykaz procesów, które miała realizować baza receptur został przez nas opracowany w specyfikacji technicznej.
Po zakończeniu prac i pewnym czasie użytkownia wdrożona baza została rozbudowana o dodatkową funkcjonalność – cyfrowy formularz. Formularz może być wyświetlany na tablecie i przekazany do rąk klienta odwiedzającego perfumerię, żeby ten następnie mógł zostawić swój podpis. Zadbaliśmy więc o to, aby proces, który odbywa się analogowo – klient proszony jest o fizyczne zostawienie podpisu – został zoptymalizowany. Podpis w cyfrowym formularzu zostaje automatycznie powiązany z rekordem, który już w bazie istnieje (w przypadku klientów powracających) lub tworzy się nowy rekord i wówczas odbywa się powiązanie z podpisem. Dzięki takiemu ułatwieniu gromadzenie i przechowywanie danych jest szybkie i bezpieczne.
W tym zadaniu bardzo ważne było wdrożenie dedykowanego rozwiązania odpowiadającego na specyficzne potrzeby naszego klienta.
Instytucje publiczne i instytucje kultury, obok realizowanej misji często oferują też usługi i – podobnie jak w obszarach biznesowych – te procesy także można usprawniać.
Dla Centrum Kultury i Sportu w Krzeszowicach wraz z realizacją nowej strony internetowej podjęliśmy się zadania zoptymalizowania procesu zapisu na zajęcia, które instytucja ma w swojej ofercie. Proces, który wcześniej wymagał obsługi tradycyjnej – bezpośredniego kontaktu z zainteresowanymi i analogowego skoordynowania przebiegu wniesienia opłaty – został przez nas ulepszony.
Zarządzanie zapisami na zajęcia
Narzędzie, które wdrożyliśmy dla CKIS w Krzeszowicach pozwala na tworzenie szablonów formularzy oraz szybkie przypinanie formularzy do danego rodzaju zajęć, które są komunikowane na stronie internetowej. Ta zmiana pozwala zespołowi instytucji na korzystanie z powtarzalnych wzorów formularzy, które też są w pełni edytowalne. Zespół ma zatem do dyspozycji w jednym środowisku, w ramach zarządzania własną stroną internetową, spójne wizualnie formularze, które może samodzielnie modyfikować.
Wcześniej zapisy odbywały się w komunikacji bezpośredniej, co wydłużało proces. Teraz każda zapisana i przyjęta na zajęcia osoba otrzymuje link do płatności online, dzięki temu, że stronę naszego klienta zintegrowaliśmy z bramką płatności. Prowadzenie zapisów w zdigitalizowanej postaci pozwala na pełną kontrolę nad ilością osób zapisanych na zajęcia, dzięki funkcjonalności eksportowania danych przez jedno kliknięcie, co daje szybki dostęp do informacji o uczestnikach i ułatwia koordynowanie zapisów. Wraz z transformacją procesu z trybu analogowego na zdigitalizowany przyspieszeniu uległa praca wewnętrzna zespołu instytucji. Z perspektywy użytkowników z kolei proces zgłoszenia chęci uczestnictwa w zajęciach jest znacznie łatwiejszy i wygodniejszy niż wcześniej.
Zanim usprawniliśmy proces zapisów, bardzo ważnym elementem pracy naszego zespołu było opracowanie szczegółowej specyfikacji technicznej dopasowanej do oczekiwań określonych przez zespół klienta. Dokument w sposób precyzyjny opisywał zakres funkcjonalny narzędzia, które docelowo wdrożyliśmy.
Rezerwacja sal i obiektów
Drugą funkcjonalnością zrealizowaną na potrzeby CKIS, również w ramach strony internetowej, jest opracowany przez nas system rezerwacji sal i obiektów. Głównym założeniem było umożliwienie dokonania rezerwacji online w elastyczny sposób, bo rezerwacji mogą podlegać całe obiekty lub ich części, np. boisko do gry w siatkówkę na hali sportowej. Jednym z naszych ważniejszych celów było ułatwienie użytkownikom szybkiego zapoznania się z dostępnością obiektów w skali tygodnia, z możliwością nawigacji po kolejnych.
Podczas pracy nad systemem rezerwacji zadbaliśmy o wygodę i użyteczność korzystania z narzędzia z perspektywy określonych grup użytkowników – wnikliwie zapoznaliśmy się z potrzebami pracowników CKIS oraz odbiorcami oferty instutucji, co pozwoliło na wyłonienie kluczowych person – a wdrożne rozwiązania, jak i cała strona, były testowane pod względem dostępności dla osób z niepełnosprawnościami.
Jesteśmy zespołem, który może zaplanować, zaprojektować i zaprogramować dedykowane rozwiązania dostosowane do wymagań. Pomóc określić ramy funkcjonalne i doradzić w zakresie technologicznym. Dzięki takiemu podejściu spełniamy bardzo konkretne potrzeby naszych klientów.