Firma ta nie była nowicjuszem w poszukiwaniu rozwiązania. Kilkukrotnie próbowała wdrożyć gotowe narzędzia, jednak każde z nich miało swoje wady. Jedne były za drogie, a mimo to nie pasowały do ich indywidualnego workflow. Inne miały tak wiele funkcji, że zamiast ułatwiać, dodatkowo komplikowały życie zespołu.
Na dodatek klient obawiał się, że nie ma na pokładzie osoby, która „zna się na cyfrowych narzędziach” i mogłaby precyzyjnie opisać swoje wymagania. Nie wiedział, czy powinien przygotować specyfikację techniczną, jak rozmawiać z dostawcami o swoich oczekiwaniach, ani jak właściwie zabrać się za cały proces. W efekcie był zagubiony i odwlekał decyzję. Współpracę rozpoczęliśmy od rozmowy o realnych problemach. Okazało się, że wiele czynności w firmie powtarza się i wykonuje ręcznie – te same dane były wprowadzane w kilku miejscach, eksportowanie plików wymagało mozolnego kopiowania do tabeli – można było to zrobić łatwiej i szybciej.
Zaproponowaliśmy podejście etapowe, które pozwoliło optymalizować koszty i jednocześnie stopniowo wdrażać rozwiązania. Pierwszym krokiem było rozpisanie procesów i zidentyfikowanie miejsc, gdzie pracownicy niepotrzebnie dublują swoją pracę. Dopiero potem przeszliśmy do projektowania narzędzia, które automatyzowało powtarzalne czynności. Zamiast myśleć przez pryzmat „potrzebujemy systemu X”, skupiliśmy się na „chcemy, żeby dane wprowadzone raz były dostępne wszędzie, gdzie trzeba”.
Efekt? Zespół zaczął działać płynniej, codzienne zadania stały się mniej czasochłonne. Wszystko dzięki temu, że wspólnie poświęciliśmy czas na zrozumienie rzeczywistych potrzeb.
Czasami największa wartość jest w podejściu do problemu. Jeśli czujesz, że Twoja firma działa chaotycznie i masz wrażenie, że niepotrzebnie tracisz czas na powtarzalne czynności, może warto się temu przyjrzeć?